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Aneel automatiza controles para melhorar atendimento a 5 mil telefonemas por dia, no Call Center, entre outras vantagens
09/08/2002

Com ajuda dos produtos Lexign (Keyfile e Flow), agência digitaliza seus documentos, que agora podem ser consultados através do SIC – Sistema Interno de Controle de Processos e Documentos

Para controlar a qualidade dos serviços de energia elétrica brasileiros, a Aneel–Agência Nacional de Energia Elétrica precisa manusear um volume enorme de documentos e processos: são 70 mil novos documentos por ano, 150 mil processos de trabalho em andamento ao mesmo tempo e cerca de 5 mil telefonemas de usuários por dia recebidos pelo Call Center, só para citar alguns exemplos e ilustrar a necessidade de automatização.

A resposta encontrada pela agência foi implantar um sistema que contemplasse tanto o gerenciamento eletrônico de documentos, quanto o fluxo de trabalho. Os produtos da Lexign Keyfile e Flow ,vencedores da licitação pública, foram implantados pela Image Pro, empresa especializada em soluções para e-Process e master distribuidora da Lexign no Brasil.

Hoje, todos os documentos que chegam à Aneel (inclusive mapas e plantas de engenharia) são digitalizados e podem ser consultados e tramitados através dos sistemas de: protocolo, conhecido por SIC – Sistema Interno de Controle de Processos e Documentos e o de solicitação de diárias, passagens e treinamentos, ambos armazenados no Keyfile.

“Sem esta solução, nossa organização não seria capaz de atender com eficiência a média de 5 mil telefonemas recebidos por dia”, afirma Sérgio de Oliveira Frontin, diretor de tecnologia da Aneel. Segundo ele, a lei brasileira exige que cada pedido ou reclamação seja atendido em um determinado tempo. Por isso, o trabalho do Lexign Flow é processar todas as operações (gerenciamento, controles e monitoramento) relativas a cada pedido ou reclamação que chega à Aneel, desde a sua entrada até a solução definitiva.

O diretor informa que, com a solução da Lexign, a agência conseguiu aumentar drasticamente a eficiência de suas operações, “reduzindo custos com impressão, envio e cópias de documentos para diferentes organizações”. Agora, cada documento pode ser vinculado a diferentes processos e todo o seu trânsito, dentro da organização, é registrado e controlado pelo sistema.

Projetos em expansão
Em paralelo, a Aneel realizou um projeto piloto, para dotar o SIC-Sistema Interno de Controle de Processos e Documentos da capacidade de apresentar as imagens, relacionadas aos documentos e processos que estivessem disponíveis dentro da ferramenta de GED. Como o SIC é um sistema que chega em todas as áreas da agência, ele foi escolhido para ser o ponto de partida da aplicação da tecnologia de GED, dentro da empresa.

A Aneel está se preparando, também, para a implantação de um projeto que irá atender, de forma sistemática, a uma demanda por mais de 450 diferentes tipos de fluxos de trabalho. Esse projeto funcionará como uma “fábrica de workflow”, criando os diversos padrões de fluxos necessários e que poderão ser adaptados às necessidades específicas de cada setor.

A Aneel utiliza hoje 221 licenças do Lexign Keyfile e 166 licenças do Lexign Flow. E pretende, além de ampliar sua base de aplicações em GED e Workflow, distribuí-las para as agências estaduais conveniadas e para as diversas empresas geradoras de energia. Para que todo este público possa ser atingido, novos estudos estão sendo elaborados, como por exemplo, aplicações específicas para rodar na Web e/ou a atualização dos sistemas, já em operação para o mesmo ambiente.

Sobre a Aneel – A Agência Nacional de Energia Elétrica - Aneel, autarquia em regime especial, vinculada ao Ministério de Minas e Energia - MME, foi criada pela Lei 9.427 de 26 de dezembro de 1996. Tem como atribuições: regular e fiscalizar a geração, a transmissão, a distribuição e a comercialização da energia elétrica, defendendo o interesse do consumidor; mediar os conflitos de interesses entre os agentes do setor elétrico e entre estes e os consumidores; conceder, permitir e autorizar instalações e serviços de energia; garantir tarifas justas; zelar pela qualidade do serviço; exigir investimentos; estimular a competição entre os operadores e assegurar a universalização dos serviços. Sua missão é proporcionar condições favoráveis para que o mercado de energia elétrica se desenvolva com equilíbrio entre os agentes e em benefício da sociedade.

Sobre a Lexign – A Lexign oferece software para completo gerenciamento eletrônico de transação segura. Seus produtos destinam-se ao aumento de eficiência, à redução de burocracias e à geração de economia, graças à transferência das transações e processos, tradicionalmente realizados no papel para a Web. Com os produtos Lexign, é possível controlar a forma como cada transação é processada, além de verificar e registrar informações sobre as pessoas que participam do processo. Portanto, garante um trabalho mais eficiente e seguro, controlando os acessos à informação eletrônica. A Lexign, subsidiária do Zions Bancorporation (Nasdaq: ZION), uma das principais empresas de serviços financeiros dos Estados Unidos, aposta no crescimento do mercado de tecnologias, para a realização de transações seguras pela Internet, especialmente no que tange à assinatura eletrônica de documentos e transações.



Informações para a imprensa

Lexign: www.lexign.com

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Vinícius Moura – diretor superintendente

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